Vous savez déjà probablement comment rédiger un cahier des charges, et si vous connaissez le rôle d’un designer dans une organisation, les idées qui suivent sont très naturelles pour vous.
Mais dans notre expérience, les employés ou consultants qui rédigent les cahier des charges perdent souvent de vue plusieurs points que nous allons vous exposer ici pour un cahier des charges plus clair, qui vise une qualité supérieure et qui est aligné avec les attentes des utilisateurs.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?
Un cahier des charges (CdC) est un document qui compile les informations nécessaires à la planification et à la réalisation d’un projet. Il assure une compréhension commune du projet pour tous les acteurs impliqués. Il définit les objectifs principaux, les critères d’évaluation de leur réussite, les contraintes techniques et organisationnelles ainsi que les livrables attendus. Il décrit et délimite le projet tout en précisant les conditions de sa réalisation.
Il peut servir de base d’information pour le recrutement d’un prestataire, l’établissement d’un devis, la planification, etc.
Qui rédige le cahier des charges ?
Dans la première phase, c’est souvent la personne chargée de la MOA ou le Product Owner.
Soit une personne dédiée (consultant, expert métier), soit un salarié qui est le principal porteur du projet.
C’est souvent une équipe de plusieurs professionnels qui apportent chacun une expertise technique, métier ou en gestion de projet.
Dans ce cas courant, il vaut mieux créer sa matrice RACI ou tout autre matrice qui définissent précisément les responsabilités des uns des autres pour que les responsabilités soient bien distribuées et qu’un premier planning soit envisagé.
Quelle place pour le designer dans le cahier des charges ?
Le designer aide à la rédaction du cahier des charges à plusieurs niveaux. Il aide à valider les objectifs du cahier des charges par rapport aux attentes des utilisateurs, il aide à représenter les attendus afin que toutes les parties prenantes en aient une représentation claire et à vérifier leur cohérence par rapport au contexte.
Dans le cas des cahiers des charges pour une application ou un logiciel, le design aide également à construire une première maquette visuelle, voire un prototype interactif qui donne une idée plus précise de ce que sera le logiciel final.
Vendre le projet
Même lorsque le cahier des charges et le projet sont lancés, cela vaut toujours la peine de “vendre” le projet afin d’embarquer plus facilement les parties prenantes et les “sponsors”.
Le désintéressement qui peut gagner l’équipe au fur et à mesure de l’investissement du rédacteur rend souvent l’achèvement du projet plus difficile.
Les designer contribue à:
- convaincre les parties prenantes,
- donner à voir ce que sera le projet pour le rendre attrayant.
Comprendre le contexte
Avant chaque projet un rédacteur de cahier des charges prend le temps d’analyser le contexte “business” de l’entreprise et du projet.
Le contexte est souvent analysé avec des outils de portée générale ou technologique :
- Analyse PESC,
- Benchmark concurrentiel et technologique,
- Analyse de organisationnelle,
- Analyse SWOT.
Le designer apporte des outils supplémentaires qui apportent un autre éclairage et qui permet de mieux aligner le projet avec les objectifs :
- Analyse du branding visuel et du discours,
- Benchmark des usages,
- Benchmark des bonnes pratiques.
Trouver les bons objectifs, l’UX design à la rescousse
Un cahier des charges qui ne concilie que les objectifs business et les contraintes techniques est déséquilibré.
La méthode design en sondant et en documentant les attentes utilisateurs rétablit l’équilibre d’un projet. C’est ce qu’on appelle traditionnellement la phase “exploratoire” du design (“user research” en anglais) pendant laquelle le designer pose son crayon et sonde les attentes des utilisateurs à travers plusieurs moyens: shadowing, enquêtes qualitatives, etc. C’est le fondement de la méthode UX design qui mêle expertise, transversalité et tests utilisateurs.
Faire intervenir un designer en amont de la réalisation du cahier des charges aide à se poser les bonnes questions et éviter de s’orienter trop rapidement vers une solution qui fermerait la porte à d’autres plus pertinentes.
Par exemple, un logiciel qui ne prendrait pas facilement sa place dans l’écosystème des utilisateurs pourrait être pertinent dans sa fonctionnalité mais très ralenti dans son adoption.
Les armes du designer :
- La recherche utilisateurs,
- Les personas,
- Les users journey
- Le point de contact avec la MOA,
- L’architecture de l’information,
- Les users stories.
Adopter des critères d’évaluation UX orientés utilisateur
L’erreur, c’est d’avoir un projet réalisable qui s’adapte à de nombreuses contraintes, mais qui ne répond pas à un besoin. Il risque de ne pas être compris et adopté par les utilisateurs.
Par ailleurs, l’exécution du projet impose des contraintes et les développeurs prennent des raccourcis techniques qui ne tiennent pas compte des réalités des utilisateurs. Le chef de projet doit avoir les moyens de vérifier l’alignement des livrables avec les attentes pour aider les opérationnels à aller plus loin.
Le designer en établissant des critères d’évaluation orientés utilisateur élève les exigences de qualité des livrables et augmente son taux d’adoption :
- Time to completion: temps qu’il faut pour remplir une tâche,
- Taux d’erreurs,
- SUS (Échelle d’utilisabilité du système),
- Taux de succès à la première étape,
- Taux d’engagement.
Faciliter la compréhension de toutes les parties prenantes
Le Cahier des charges doit être compréhensible par toutes les parties prenantes. D’où l’intérêt de faire intervenir un designer qui comprend et interagit avec plusieurs corps de métier et rend le projet intelligible et accessible à tous.
Le designer intervient à plusieurs niveaux pour aider l’équipe projet à y voir plus clair:
- Il rapporte les retours utilisateurs à l’équipe,
- Il aide à représenter visuellement les différentes parties du document pour plus de clarté dans la communication visuelle,
- Le design visuel est à la fois un objet de discussion qui alimente les réflexions et un élément attrayant pour la vente du projet,
- Il propose une première approche visuelle des interfaces (interactives ou non) pour mieux véhiculer l’intention du rédacteur et valider l’alignement avec les objectifs.
Et si c’était un designer qui rédigeait votre cahier des charges ?
Les designers ne sont pas que des exécutants visuels. Ils ont les capacités de comprendre les contextes techniques en fonction leur spécialité. Leur expérience les ont habitués à communiquer de manière transversale avec différents spécialistes.
En choisissant un designer, vous devez vérifier son expertise dans votre domaine (familiarité avec l’environnement technique, connaissance du métier et des utilisateurs/consommateurs). Généralement issu d’école de design, il arrive souvent que les designers aient également une formation technique ou en Psychologie.
Dans le domaine technologique, le designer a souvent des connaissances en développement web, ce qui le rend plus à l’aise pour travailler de manière transversale.
Tourné vers l’utilisateur final, sensible à l’environnement technologique, le designer est votre partenaire idéal pour aboutir votre cahier des charges le plus efficacement possible.
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